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1、使用前:请仔细阅读使用说明书，正确地安装好机器，包括检查电源线是否正常、接地是否良好。机器应避免在有灰尘、高温、日照的环境中使用。 2、芯线。有些芯线如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯线而有的用的是3芯线，这两种连接如错误，则传真机无法正常通信。(2)线路通信质量的简单判断：当线路通信质量差时，进行传真可能会引起文件内容部分丢失，字体压缩或通信线路中断。判断方法：摘机后听拨号音是否有异常杂音。如"滋滋"声或"咔咔"声。 3、记录纸的安装：记录纸有两种，传真纸(热敏纸)和普通纸(一般为复印纸)。 a、热敏纸原理：在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面区别，安装时须依据机器的示意图进行。如新机器出现复印全白时，故障原因可能是原稿放反或热敏纸放反。 b、普通复印纸的选择：普通纸传真机容易出现卡纸故障，多数由于纸质量引起。一般推荐纸张重量为80g/平方米，并且要干燥。特别是佳能B110、B150、B200、三星SF4100机型。 4、三星系列某些机型带有语言芯片录音功能：该功能须一节安装于机内的9V叠层电池支持工作，如传真机工作电源断开后，该电池独立工作20小时后电量将被放尽，面板液晶显示"无电池"或"请更换电池"，因此建议该种机型24小时连续加电工作。 5、卡纸的处理：(1)原稿卡纸，如显示"DOCUMENTJAM"等。如强行将原稿抽出，易引起进纸机构损坏(如三洋117、217等会显示"MACHINEERROR")。解决方法：掀开面板，将原稿抽出或将面板下自动分页器弹簧掀开(详见各机器使用说明书)将纸取出。(2)记录纸卡纸，故障原因是记录纸安装不正确、纸质量差、切纸刀故障。解决方法：a、正确安装记录纸。b、选用高质量记录纸。c、对于切纸刀引起的卡纸，打开记录纸舱盖时不能过于用力。如打不开，则可以将机器断电后再加电，一般问题可以解决，切记不可强行打开，否则极易引起切纸刀损坏，如松下V40、V60等。 6、接收传真正常，复印、发传真时有竖直黑条。一般为扫描头脏引起(如涂改液、公章印)。解决方法：用软布或棉花蘸酒精液轻轻将扫描头上赃物擦去。 传真机使用过程中，要进行保养维护，由于各个型号的机器在结构上的不同，所以维护的方法都不尽相同。下面只能就一些通常的故障现象做以分析。 1．通信故障： 一般通信故障的原因有三种，一是电话线路的连接或线路本身不正常，二是传真机的内部参数设定不对，三是传真机的电路部分损坏。遇到这种故障，首先要先咨询传真机的专业维修部　门，如果是前两种原因应该进行调整，如果是最后一种情况则应请专业维修人员进行修理。 2．接收或复印的副本文件不清晰： 1）如果接收的文件不清晰，首先向发送方确认原文件是否清晰，然后对自己的机器进行热敏头的测试，所有机器的说明书中都应有热敏头的测试方法。检查机器的热敏头是否损坏。如果损坏应更换。上述检查均没有问题的情况下，则说明发送机器有问题。 2）如果发送或复印文件不清晰，应检查热敏头是否损坏，此外应检查CIS或CCD及机器的镜片是否脏，如果机器的扫描器是CIS，还应检查记录纸接触的胶滚（白色）是否有灰尘。一般对这些部分的清洗要用工业酒精擦拭干净，不能用水。 3）如果排除了上面的原因，一般讲是机器的扫描器或主控板损坏，应请专业人员更换。 4）除了前面三种原因外，还有可能是机器热敏头脏或热敏头的安装位置不正常。 名词解释： 多址发送 一些高档传真机可以将文件及多家接收方的电话号码存储，然后自动依次拨通分组内的电话号码（多个地址），分别发送，不用用户一个一个地拨号码发送，节省了大量的拨号时间，提高了办公效率，发送的结果情况（是否发送成功）可以打印出来。也叫“广播发送”和“多站发送”。 报告/参考系统 传真机就象人一样，工作了一段时间后就要写总结，写报告，反馈意见等，而传真机反馈的是一些信息和传真机其他的一些系统信息，包括出错报告、日志报告、系统配置报告、功能列表、存储号码列表、安装帮助，这就是报告/参考系统。 出错报告：在传真发送或接收失败后传真机显示的相关错误信息，它可以帮助用户找到传真机工作失败的原因，正确的重新发送或者接收传真。日志报告：传真机在收发一定次数的文件后，将机器记录的工作结果打印出来，又称工作报告。这个报告对统计发送的文件相当有用处。大部分的传真机都具有这两项报告，而其他的报告并不是所有的传真机都支持。 快速拨号 为了节省时间，不用记大量的传真号，一般都设置了一些比较快捷的拨号方法，大大方便了拨号，大致上有单触式快速拨号、编码式快速拨号等好几种快速拨号方式。 单触式快速拨号： 传真机可以将一些常用的电话号码存储，并用一按键来代替号码，这就象现在的手机的快速拨号功能，拨号时只需按一下这个键即可拨号。编码式快速拨号：传真机将常用的电话号码编成一系列的代码以取代电话号码的拨号方式，又称链式拨号，例如拨IP卡，将服务号码存在一个快捷键中，将卡号存在另一个快捷键，将密码存在第三个快捷键中，这样一次通话拨三次快捷键即可。一般快速拨号都有其支持的最大数目，当然支持的最大数目越大，也就更方便快捷。 网上传真机 直接在计算机的网页上发送传真给任意本地传真机（通过代理服务商）。您可以输入任意中文或西文信息，收件人的传真号码可以是任意的本地传真号码。随着Internet的不断伸延，网络的触端遍及各个地方，网上传真机将不断发展。 印章发送. 这里的印章是指传真机发送文件的时候，在固定位置和正文一起传送到接收方的图案，就象普通文件的印章一样。印章发送增加了传真的保密性和趣味性。传真机设置的印章大多有两种类型：一种是自制印章，用户根据自己的喜好，又或者按要求制成文字图象，可以包含有本人地址、照片、公司徽章等，然后使用传真机特定的纸张扫描到传真机中；第二种是传真机提供的印章样品，如"请来电话"，"急件"，"阅后请销毁"等等。这些预先设定的印章方便了用户，用户只需选择要传送那个就行了。印章的规格一般是80毫米×25毫米。 电话／传真切换 有些传真机可以识别来电是传真或是电话。如果人为按键拨号视同电话，机器不启动工作；如果机器自动拨号则视为传真，机器自动启动工作。 电话录音 有些传真机附带有留言录音功能，和普通的录音电话功能相同。 静音接收 有些传真机可以在电话打进来时不振铃直接转入传真接收状态。 免提通话 和电话的免提通话是一样的功能。但是很多传真机的免提通话是单向的，即只能免提拨号及接听，而不能免提通话。 停电通话 传真机在停电后可以作为普通电话使用。 遥控启动 一般传真机的工作启动要通过按“启动/开始”键。有些机器可以用数字键盘来启动机器的工作。 预约发送 预约发送是指传真机在准备发送文件过程中可以定时发送文件。 无纸接收 有些传真机内置有存储器（Memory），当记录纸用完后接收的文件可以存储在机器的存储器里，安装记录纸后自动打印存储的文件。在记录纸用完时，保存文件资料非常的重要。 自动传真 也就是由传真机自己完成传真过程不需要人工的干预，具体操作首先由客户通过电话按键来选择所需的某一特定的传真服务，然后传真服务器会根据客户的输入，自动动态地生成传真文件，并自动给客户发送传真，方便快捷。客户也可以根据按键自动向语音系统的电脑发送传真。电脑传真:如果在与客户交谈时需要立即为客户发传真，可以通过启动电脑上的桌面传真，客户的资料，如客户名、传真号等，会自动调出。选择客户所需的传真内容后，轻轻一点发送按钮，传真就会快速的发送出去，方便快捷。 自动进稿 自动进稿（ADF-AutoDocumentFeeder）指传真机可以自动进给多页文件并对文件分页。进行多页稿件发送，简单容易又方便。 自动切纸 自动切纸（Autocutter）纸传真机带有切纸刀，每传送一页就自动切纸，省了用户专门切纸。 自动展平 针对于热敏纸而言。由于记录纸是桶状的，接收文件后会卷曲，自动展平功能指传真机在接收文件后将记录纸自动展平，方便用户的观看。 自动重拨 在自动发送传真时，如果发送没有成功，传真机可以自动重复拨号。 家用传真机的新功能:"纸发邮件" 随着终端技术、网络技术的飞速发展，传统的家用电话机、传真机也具备了越来越多的功能。比如日本最近就出现了一种带有“纸发邮件”功能的家用传真机，可以通过电子邮件与手机及电脑交换信息。 这种称为NetworkSpeax的“纸发邮件”传真机，使用方法与一般的家用传真相同。发送“邮件”时，将写在纸上的文字和插图等影像数据以附件的形式发送给手机和电脑。向手机发送的数据格式为PDF或者JPEG，向电脑发送的数据格式为PDF、JPEG及TIFF。发送至手机的影像效果如果选择标准画质，那么像素为480×640，如果选择高画质效果，则像素为960×1280。接收“邮件”时，操作也与普通传真机相同，可以直接打印出从手机和电脑接收到的电子邮件。除了接收和发送“邮件”，这种传真机还可以“转送传真到邮件”，即将收到的传真转送至事先设定的电子邮件地址。比如使用该功能，出差在外时可用手机接收办公室传真机收到信息，或在家办公时用电脑接收这些信息。 “纸发邮件”传真机的生产商NEC公司称，这种传真机尤其适合不擅长在手机或电脑上进行邮件操作的老龄群体和儿童使用。 [编辑本段]数码传真机 数码传真机由数码传真机硬件、局域网传真服务器软件和局域网传真客户机软件共同组成，系统使用C/S工作模式。 数码传真机局域网版充分利用大部分企业已有内部局域网的条件，等于让局域网上的每一个用户都拥有一台自己的专用数码传真机，大家就不用再为收发传真跑来跑去了。出差时，还可将别人发给自己的传真转发到电子邮件中，同时公司传真服务器内可备份所有收发过的传真。 功能特点 应用广泛：支持全球范围内传真协议，全球范围内随时随地收发传真 操作简易：人性化操作界面，简单易懂 时尚绚丽：LCD显示，亚克力面板，体积微小（名片大小），便于随身携带，随时随地收发传真 传真收发：无纸化自动/手动收发传真，群发200个传真号码。 绿色环保：无纸应用，节约耗材，保护环境，绿色办公产品。 传真保密：不需共用传真机，资料私密又安全。 传真管理：接收与发送传真内容以TIF格式保存数据库内，并按日期自动分类，便于管理、存档和搜索。 产品优势 用户使用传真，就是看中了传真实时安全可靠的优点。免费传真软件是可以收发传真的，而且大多为国外软件，可靠性、兼容性差，要求较强的专业知识，不符合国内用户电脑操作水平和使用习惯，同时缺乏很好的传真日志管理。Modem是为上网设计的，传真功能只是附加功能，使用时不太稳定，易造成死机，没有语音提示功能；发传真时，如果对方是人工摘机，听不到任何声音时会挂机。另外在电脑关机时，传真软件和Modem都不能工作，不能满足商业需要。 数码传真机很好地解决了以上问题。 1）电脑关机时仍然可以收发传真、文件及语音留言。这样你可以在下班后或人离开时将电脑关闭，等回来后开启计算机就可以将接收到的传真、文件或语音留言自动导入计算机中保存、浏览或打印。而电脑传真软件则必须开启计算机才能使用。 2）数码传真机功能强大，针对现代办公的实际需要，精心设计了传真群发、发送、电子签名盖章、自动拨打IP、超级电话簿、异地提取、语音留言等多种实用功能，帮你应付日常办公中的各种情况。另外数码传真机全面支持局域网用户共享传真收发功能，如共享发送、自动分发、自动转发Email、多级电话簿管理和传真收发多路由处理等，和同类产品相比，性价比最优。 3）更重要的是，数码传真机仿Outlook设计，全中文界面，易学易用，安装方便，操作简单，专业、实用、稳定、高效、环保，必将为您带来优质的商务服务。同时数码传真机产品荣获深圳市优秀软件奖、国家电子产品质量合格证书及相关著作版权等，具有良好的信誉和可靠的服务保证。