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教务管理系统是管理信息系统理论与技术在教育领域的具体体现,因此它遵循M15的一般规律。另一方面,学校管理信息系统的处理对象是学校管理过程中的各类信息,所执行的是学校中的各项管理事务,这又决定了该系统所具有的特殊性。教务管理系统各个职能子系统的划分的设置,随着学校的类别、规模、管理结构和管理习惯的差异而有所不同,一般无外乎一下各个系统。
按照学校职能部门及其工作任务,通常可将学校管理信息系统划分为若干个相应的分系统,它们同时又是功能相对独立的职能管理系统。
各个分系统共享下述五类综合性数据库:学生数据库、教职工数据库、图书资料数据库、财产(包括仪器设备和其它固定资产)数据库以及财务数据库。此外,在每个分系统中还分别设有各自的专用数据库。各分系统的功能构成学校教务管理系统通常包括编班、课程表调度、学籍管理、教学档案管理等功能模块或子系统。
课程表是教学工作的时间、空间和人力的总调度。课表调度要涉及学生、教师、教室和设备等多方面因素,因而它是教务管理系统中一个十分重要也是比较复杂的子系统。
学籍管理是教务行政管理工作的重要内容,主要包括学生在校期间各科学习成绩的登录,统计处理,各种成绩表册及成绩报告单打印和保存,提供各种查询功能以便及时了解各科教学情况和各班学习质量。
教学档案管理包括各系、专业和各课程的教学计划、教师教学情况、有关统计报表及教学文件的登录、整理、查询与存贮。
学生管理系统
这里的学生管理指的是对学生工作的综合性管理。由于招生、培养、分配是学校教育的三个基本环节,因而该系统通常包括招生管理,学生操行及奖惩管理、毕业分配管理等。
学校财产管理系统
学校财产就是学校的设备物资,这里所说的财产管理主要由仪器设备管理和学校固定资产管理两个子系统组成。前者包括实验室及电化教育所用的教学仪器、设备的管理;后者则指除此以外的教学、办公用房、各类家俱及其它固定资产的管理。本系统主要实现上述财产的登录,对便用、维护、更新改造和报废情况的记录,检索查询以及统计汇总功能。
财务管理系统
财务管理系统通常包括以下四个子系统:计划、预算管理子系统,根据事业计划需要,对未来年度的资金进行筹集与分配处理。会计核算子系统,主要进行各种财务凭证和账务的处理、核算,打印科目汇总表和汇总平衡表等各类报表, 实现预算和计划执行情况的统计和跟踪。工资核算子系统,实现工资结算、分部门汇总、打印工资发放表册、钱币面值统计等功能。财务分析子系统,对财务计划和预算的执行状况进行分析并作出决算,以此总结和考核学校各方面经济活动的效果与存在的问题。
其它事务管理系统
在学校管理中,除了上述六个方面的信息管理以外,通常还应建立以下四个方面的事务管理信息系统。体育、卫生管理:主要包括全校体育基础数据、学生体育达标情况、田径运动会等的管理,以及教职工和学生的健康档案管理。学校基建管理:对学校房屋、场所及其设施的新建、扩建和改造等基建项目的定额、预算和决算等事务进行管理。科研管理:包括学校科研项目的计划、科研经费的使用情况、科研成果登录和评估,以及技术市场和科技服务等方面的管理。
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